澳门沙金在线平行政办公室是学院的综合办事机构。澳门沙金在线平行政办公室的主要职能是围绕学院的中心工作，积极发挥学院领导班子的参谋助手、信息枢纽，综合协调等作用，把握大局，服务领导、服务教师、做好综合协调、公文处理、信息传达、文明建设、综合统计、对外联络、会务服务、重要活动的组织、综合管理服务以及领导交办的其他工作。其具体职责包括：

1、组织起草全院性工作计划、总结、规划、请示、报告、决议等文件；组织拟订全院性有关的规章制度；负责发布全院性行政事项的通知、通告、布告等。

2、负责组织全院性重大活动；承办院长办公会、行政办公会、教职工大会等会务安排、秘书工作，做好会议记录，贯彻会议重要决定。

3、协调、组织综合性工作。负责组织安排学院节、假日值班。

4、负责上级部门下发的文件、公函的签收、传阅、催办、归档，负责院级公文文稿收发和处理等工作。

5、负责综合档案室的管理工作，组织做好全院各种档案的收集、管理，文书档案的鉴别、分类、归档。

6、负责全院性基层报表的统计上报工作，负责全院相关信息报送工作。编制院情简报、制度汇编，撰写学院大事记。

7、负责兄弟单位领导来院的接待工作；负责院领导参加各类公务活动的安排等工作。

8、负责学院信息化建设，管理本院网站，坚持正确的舆论导向，宣传学院的办学成就，报道学院的重大活动，协调和策划全院性活动。

9、负责全院的报刊杂志征订工作，收发全院师生的报刊、杂志、信函。

10、完成院领导交办的其他工作。

行政秘书：贺蓓

联系电话：0756-3683560

澳门沙金在线平行政秘书岗位职责

（试行）

为了明确澳门沙金在线平行政秘书岗位职责，规范行政管理，保证行政工作高效有序地进行，特制订本岗位职责。

一、为学院和教职员工做好服务工作。

二、负责学校及学校各职能部门颁发的文件、公函的签收、催办、归档；负责每月的信息申报，配合学校各部门完成各类统计报表；负责学院各类公文的收发和处理等工作。

三、负责发布学院行政及相关事务的通知等。

四、认真完成学院布置的文书起草、打印、复印工作，及时上报和下发。

五、协助分管领导配合学校做好各种重大活动及全院性重大活动的安排。

六、协助分管领导组织来访人员的接待工作。

七、协助分管领导做好学院的宣传工作，如各种活动的拍照和录像工作，学院的网站建设与维护等工作。

八、协助分管领导做好办公用品的购置、发放、及办公器材、设备、设施的故障报修工作；协助分管领导做好重大节日礼品的购置，发放，造册，存档工作。

九、协助分管领导安排学院节、假日值班表。

十、负责教职工大会的会议考勤，做好会议记录，贯彻会议重要决定。

十一、负责管理学院档案工作，文件的收集；接受学校档案室专业人员的指导。

十二、负责学院各种信件、包裹、报刊杂志等的收发、整理工作，并及时通知教职工本人领取。

十三、负责学院各办公室的管理、维护工作。

十四、负责更新每学年学院教职员通讯录，并及时报送相关领导及人员。

十五、担任学院与学校图书馆，保卫处，人事处，档案办公室的联系人。

十六、协助学院做好每年职称评审的报名、材料收集、报送等相关工作。

十七、负责教职员工入职与离职手续的办理。

十八、严格执行作息制度，不得擅离岗位。

1. 如因公事需要外出，需经分管领导批准。

2. 如需请事假或病假，须提供相关证明，并经院长批准。

3. 手机保持24小时开通状态，保证工作需要时能在第一时间内联系到本人。

4. 在公共节假日如因工作需要，应及时返岗。

十九、按时完成学院交办的其他相关工作。

本职责自公布之日起执行。未尽事宜以学校的相关文件规定为准。

澳门沙金在线平

2011年6月28日